ASSOCIATION ÉQUESTRE RÉGIONALE DU SUD-OUEST (CLASSIQUE)

 

RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

2012

 

(Version 4.0)

Section 2 révisée.

 

Règlements administratifs :

 

1. Constituée sous la forme d’une Association en vertu des dispositions de la Loi sur les compagnies du Québec, sous la désignation d’« Association équestre régionale du Sud-Ouest (Classique) » et désignée selon son statut, sous le nom A.E.R.S.O.

 

1.1.  Sceau : Le sceau se lira comme suit : Association équestre régionale du Sud-Ouest (Classique).

 

2. Siège social : L’adresse postale de l’Association est la suivante : Case postale 327, Hudson, Québec, J0P 1H0

 

3.  Territoire

 

Le territoire de l’Association consiste en les secteurs dont les limites ont été établies et reconnues par la FEQ (Cheval Québec), et dénommé « Région ».

 

4.  Raison d’être

 

L’Association a été constituée aux fins suivantes :

 

a) Contribuer à l’amélioration du bien-être de tous les fervents d’équitation classique;

 

b) Encourager et organiser cette discipline;

 

c) Assurer le développement de cette discipline;

 

d) Soutenir, avec d’autres parties prenantes, la pratique de cette discipline dans la région;

 

e) Recevoir des dons, legs et autres contributions sous forme d’argent, de valeurs mobilières ou immobilières; gérer ces dons, legs et contributions afin de soutenir le sport; organiser les campagnes d’adhésion en vue de recueillir des fonds à des fins de bienfaisance et solliciter des dons pour l’Association;

 

f) Les fins précitées ne permettent pas à l’Association d’offrir des plans d’abonnement par un seul paiement ou des paiements périodiques au public permettant aux abonnés ou contributeurs, ou à leurs requérants légitimes, d’être remboursés ou de bénéficier, de toutes façons possibles, de l’argent qu’ils auraient contribués à l’Association. 

 

g) Les recettes de l’Association doivent uniquement servir à des fins de bienfaisance, plus particulièrement, sans s’y limiter ni restriction, et fournir une aide financière jugée nécessaire par l’Association aux sports équestres. Les montants dépensés incluront l’intérêt sur les montants recueillis ou les recettes de l’Association. Par contre, l’Association peut utiliser ses ressources autres que ses recettes et intérêt aux fins précitées si plus de soixante-quinze pourcent (75 %) de ses membres l’y autorise ensemble lors d’une assemblée générale convenues à cette fin et pour voter sur cette autorisation.

 

h) Dans le cas de la liquidation de l’Association ou la distribution des biens de l’Association, ces derniers seront réservés pour un organisme menant des activités semblables.

 

CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

5.  Composition

 

Le conseil d’administration sera constitué de sept (7) administrateurs élus lors de l’assemblée générale annuelle. Il comprendra un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) secrétaire, un(e) trésorier(ière), un(e) directeur(trice) des communications et deux administrateurs non désignés. 

 

6.  Admissibilité 

 

Tout membre senior est admissible à siéger au conseil d’administration et d’y accomplir la fonction d’administrateur.

 

7.  Durée de la fonction (mandat)

 

Tous les membres du conseil d’administration entreront en fonctions à la fin de la réunion au cours de laquelle ils ont été élus ou désignés à leur poste. Le mandat d’un(e) administrateur(trice) est de 3 ans. Un(e) administrateur(trice) peut être réélu(e) au conseil pour y accomplir d’autres fonctions.

 

RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

8.  Fréquence des réunions

 

Les administrateurs peuvent se réunir aussi souvent qu’il est nécessaire. 

 

9. Convocation

 

Le(la) secrétaire convoquera les membres aux réunions du conseil d’administration à la demande du(de la) président(e) ou à la demande écrite de la majorité des administrateurs du conseil d’administration. Les réunions auront lieu à l’endroit établi, d’une fois à l’autre, par le(la) président(e) ou les membres du conseil d’administration.

 

10.  Avis de convocation

 

L’avis de convocation de tous les membres du conseil d’administration aux réunions peut être transmis verbalement. La réunion doit être annoncée au moins vingt-quatre (24) heures avant sa tenue. Toutefois, lors de situations d’urgence, ce délai peut être jusqu’à quatre (4) heures avant la réunion. Si tous les administrateurs du conseil d’administration sont présents, toute réunion peut avoir lieu sans préavis.

 

11.  Quorum et vote

 

La majorité des administrateurs du conseil d’administration forme le quorum. Toutes les décisions sur les questions seront prises par la majorité. Chaque membre du conseil d’administration détiendra un (1) droit de vote. Dans le cas d’une égalité, le(la) président(e) aura une voix prépondérante.

 

DIRECTION

 

12. Désignation

 

Le conseil d’administration doit désigner parmi ses administrateurs des personnes aux postes dirigeants suivants : président(e), vice-président(e), secrétaire et trésorier(ière).

 

13. Président(e)

 

Le(la) président(e) est l’administrateur en chef de l’Association. Le titulaire du poste préside toutes les réunions du conseil d’administration. Il veille à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents exigeant une signature, accomplit toutes les responsabilités inhérentes à ses fonctions, et exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par le conseil d’administration de temps à autre.

 

14.  Vice-président(e)

 

En l’absence ou l’incapacité d’agir du(de la) président(e), le(la) vice-président(e) le(la) remplace pour accomplir toutes ses fonctions et/ou pouvoirs.

 

15.  Secrétaire

 

Son titulaire assiste à toutes les réunions générales et réunions du conseil d’administration, et rédige les procès-verbaux. Il accomplit toute autre tâche qui lui est confiée conformément au règlement actuel. Il détient le sceau de l’Association, son registre des procès-verbaux et tous les registres corporatifs.

 

16.  Trésorier(ière)

 

Le(la) trésorier(ière) est en charge des fonds de l’Association et de ses livres financiers.  Cette personne gère les biens et les dettes, les reçus et les paiements de l’Association, dans un ou plusieurs livres réservés à cette fin. Elle fait les dépôts à un compte d’une institution financière, choisie par le conseil d’administration, qui appartient à l’Association. Elle remplit toute autre tâche qui lui est confiée par le conseil d’administration.

 

AUTRES ADMINISTRATEURS

 

17. Administrateur(trice) des communications

 

L’administrateur(trice) des communications gère le site Web de l’Association. Cette personne calcule les points des concours. Elle rédige le bulletin et est en charge des publications.

 

18. Administrateurs non désignés

 

Les administrateurs non désignés accomplissent toute autre tâche confiée par le conseil d’administration.

 

19.  Postes vacants

 

Si un ou plusieurs des postes précités deviennent vacants, en raison d’un décès, d’une démission ou toute autre raison, le conseil d’administration peut nommer ou élire une autre personne compétente pour combler la vacance et cet administrateur demeurera en fonctions pour le reste du mandat de la personne qu’il remplace.

 

20.  Comité de mise en candidature

 

Sous la direction du(de la) président(e) de l’Association, ce comité est chargé d’identifier et de recruter, dans l’intérêt de l’Association, des membres pour siéger au conseil d’administration. Au cours de l’assemblée générale annuelle, le comité de mise en candidature présente une liste de candidats pour combler les postes d’administrateur(trice) vacants au sein du conseil. Un maximum de deux candidats est présenté pour chaque poste vacant. Lors de la réunion subséquente à l’assemblée générale annuelle, le conseil d’administration affecte les administrateurs nouvellement élus à un poste.

 

ARRANGEMENTS FINANCIERS

 

21. Fin de l’exercice financier 

 

À moins d’une décision contraire par le conseil d’administration, l’exercice financier de l’Association se terminera le 31 décembre de chaque année.

 

22.  Comptabilité et livres

 

Le conseil d’administration fera en sorte que le(la) trésorier(ière) de l’Association détienne et contrôle un ou tous les livres comptables dans lesquels sont enregistrés les entrées et sorties de fonds de l’Association, toutes ses dettes et ses obligations, ainsi que toute autre opération financière de l’Association.

 

Ce ou ces livres seront conservés par le(la) trésorier(ière) et une copie des chiffriers des finances et du bilan sera conservée au siège social de l’Association et mise à la disposition du(de la) président(e) et du conseil d’administration à des fins de consultation.

 

23.  Billets de banque 

 

Tous les chèques, billets et autre billet de banque de l’Association seront signés par les personnes autorisées à ce titre par le conseil d’administration.

 

24. Contrats

 

Les contrats et autres documents exigeant la signature de l’Association seront approuvés au préalable par le conseil d’administration et, à cette approbation, signés par le(la) président(e) et le(la) secrétaire ou par toute autre personne nommée et désignée à ce titre par le conseil d’administration.

 

25.  Institution financière

 

Le conseil d’administration déterminera par l’entremise d’une résolution le ou les institutions financières où le(la) trésorier(ière) déposera les fonds de l’Association.

 

MODIFICATION DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

 

26.  Avis de motion

 

Le conseil d’administration a le pouvoir de modifier les Règlements administratifs au cours de l’année (modification, ajout ou retrait d’un article). Toutefois, ces changements doivent être ratifiés par les membres lors de l’assemblée générale annuelle. Cet avis de motion doit figurer à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle. L’assemblée générale annuelle sera convoquée afin de voter sur les modifications proposées à des fins d’adoption ou de rejet.

 

MEMBRES

 

27.  Adhésions individuelles

 

Toute personne présentant une demande d’adhésion conforme aux exigences peut obtenir une adhésion individuelle. Les membres senior sont âgés de 18 ans et plus à compter du 1er janvier de l’année d’adhésion. À l’occasion de l’assemblée générale annuelle de l’Association, les membres SENIOR ont le droit de parole et de vote, selon le besoin. De plus, les membres juniors peuvent nommer un parent pour voter en leur nom lors de l’assemblée générale annuelle.

 

28.  Assemblée des membres

 

a) L’assemblée générale annuelle aura lieu soixante (60) jours suivant la fin de l’exercice financier de la corporation. Cette réunion peut se tenir à tout endroit dont la date et l’heure seront fixées par le conseil d’administration.

 

b) Toute assemblée générale extraordinaire peut se dérouler à tout endroit dont la date et l’heure seront fixées par le conseil d’administration selon les circonstances qui s’imposent. Il reviendra au(à la) président(e) ou au conseil d’administration de convoquer la réunion. De plus, le(la) secrétaire devra convoquer une réunion générale extraordinaire auprès des membres à la réception d’une demande écrite, signée par au moins dix (10) membres individuels, et ce, dans les 15 jours suivant la réception de cette demande écrite, qui doit préciser le but et l’objectif d’une telle réunion.

 

Si le(la) secrétaire ne convoque par une telle réunion dans les délais prescrits, cette réunion peut être convoquée par les signataires de la demande écrite.

 

29.  Avis de convocation

 

Tous les membres de l’assemblée seront convoqués, par lettre postale, au moins quinze (15) jours avant la tenue de la réunion, à la dernière adresse connue par l’Association.

 

30. Quorum

 

Le quorum permettant la tenue d’assemblées générales ou de réunions extraordinaires est de 25 membres individuels. Lors d’une réunion, aucune activité ne sera reconnue si le quorum n’est pas atteint à son ouverture.

 

31. Votes

 

Lors de toute réunion générale ou extraordinaire, chaque membre SENIOR et parent désigné par un membre JUNIOR (conformément à l’article 27) aura droit d’un vote, les votes par procuration sont invalides. Lors de chaque assemblée, les votes seront pris par vote découvert ou, si un membre individuel en exprime le désir, par vote secret. Les questions soulevées seront tranchées par la majorité de votes des membres présents. En cas d’égalité, le(la) président(e) aura un second vote ou un vote prépondérant. 

 

32.  Ordre du jour

 

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle comptera les points suivants :

 

1) Convenance de l’avis de l’assemblée générale annuelle

2) Approbation de l’ordre du jour

3) Lecture et approbation du procès-verbal de la dernière réunion

4) Rapport du(de la) président(e) de la période de temps écoulée depuis la dernière assemblée générale annuelle

5) Présentation du bilan, de l’état général de rentrée et sortie de fonds pour la période écoulée

6) Rapport des différents comités

7) Ratification des modifications proposées aux Règlements administratifs d’AERSO

8) Choix du comité de mise en candidature des candidats aux fins d’élection à titre d’administrateurs

9) Mise en candidature d’un scrutateur

 

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ASSOCIATION ÉQUESTRE RÉGIONALE DU SUD-OUEST (CLASSIQUE)

 

BY-LAWS

2012

 

(Issue 4.0)

Section 2 revised.

 

General Rules:

 

1. Constituted in Association under the terms of the provisions of the law of the companies of Quebec, under the name “Association équestre régionale du Sud-Ouest (Classique)” and designated according to its statues, under the name A.E.R.S.O.

 

1.1.  Seal: The seal will read as follows: Association équestre régionale du Sud-Ouest (Classique).

 

2.  Head Office :   The Association’s mailing address is: PO Box 1327, Hudson, Quebec, J0P 1H0

 

3.  Territory

 

The territory of the Association is the whole of the areas of which the limits are recognized and established by the FEQ, indicated as “Region”.

 

4.  Purpose

 

The Association has been constituted for the following purposes:

 

a) To contribute to the improvement of the well-being of all classical equitation followers

 

b) To encourage and organize the development of the said discipline

 

c) To ensure the development of the said discipline

 

d) To support, with other intervening parties, the practice of the said discipline in its region

 

e) To receive gifts, legacies and other contributions in the form of money, transferable and real securities; to manage such gifts, legacies and contribution to assist equestrian sports; organize subscription campaigns in order to collect funds for charitable needs and requesting gifts towards the Association

 

f) The purposes mentioned above do not permit the Association to offer subscription plans by single or periodic payments to the public, permitting subscribers or contributors, or to their rightful claimants, to be reimbursed or to benefit from, in any way possible, the money they would have contributed to the Association. 

 

g) The Association’s revenues must be used for charitable purposes only, in particular, but without restriction or limitation, provide financial aid deemed necessary by the Association to equestrian sports. The amounts disbursed will include interest on amounts collected or on revenue to the Association. The Association could, however, use its resources other than its revenues and interests for the aforementioned purposes if it is authorized by more than seventy five percent (75%) of the members united in a general meeting convened for this purpose and to vote for such authorization.

 

h) In the case of liquidation of the Association or distribution of the goods of the Association, the latter will be reserved for an organization carrying on a similar activity.

 

BOARD OF DIRECTORS

 

5.  Composition:

 

The Board of Directors will include seven (7) directors elected during the annual general meeting. The Board of Directors members include the President, Vice-President, Secretary, Treasurer, Communications Director and two Directors-at-large. 

 

6.  Eligibility:

 

Any individual senior member is eligible to be a member of the Board of Directors and can fill such a function.

 

7.  Duration of functions  (office term):

 

All members of the Board of Directors will take up duty at the end of the meeting during which they were named or elected. The duration of a director's mandate is 3 years. A director may be re-elected to the Board to serve in a different capacity.

 

BOARD OF DIRECTORS MEETINGS

 

8.  Frequency of meetings:

 

The Directors can meet as often as necessary. 

 

9. Convocation:

 

The Board of Directors meetings will be convened by the secretary, either by the request of the president or with a written request for the majority of directors of the Board of Directors. Meetings will be held at any designated meeting place, from one time to another, by the president or by the Board of Directors.

 

10.  Summons Notice:

 

Notice of summons of all Board of Directors meetings can be verbal. The meeting should be called at least twenty-four (24) hours in advance, however in the case of an emergency, this delay could be as little as four (4) hours. If all of the directors of the Board of Directors are present, any meeting can take place without any prior notice.

 

11.  Quorum and vote:

 

The majority of directors of the Board of Directors make up the quorum. All questions submitted will be decided by the majority. Each member of the Board of Directors will have the right to one (1) vote. In the case of a tie, the president will get a casting (preponderant) vote.

 

OFFICERS

 

12. Designation:

 

The Board of Directors should designate the following officers from among its directors: President, Vice-President, Secretary, Treasurer.

 

13. President:

 

The president is the Chief Officer of the Association. He/she presides at all of the meetings for the Board of Directors and its members. He/she oversees the execution of the Board of Director’s decisions, signs all documents requiring signatures, and completes all of the inherent to his/her responsibility as well as exercises the powers that could be attributed to him/her by the Board of Directors from time to time.

 

14.  Vice-President:

 

In the case of the president’s absence or inability to act, the Vice-President replaces the president by exercising his/her powers or all functions.

 

15.  Secretary:

 

Assists all General and Board of Directors meetings and writes the minutes. He/she completes all other tasks that are attributed to him/her by the present rules. He/she holds the Association’s seal, its book of minutes and all other corporate registries.

 

16.  Treasurer:

 

The treasurer is in charge of the Association’s funds and its financial books. He/she keeps track of goods and debts, of receipts and payments of the Association, in one or many books for this purpose. He/she deposits in a financial institution, determined by the Board of Directors, the latter of the Association. Also fulfills any other task assigned by the Board of Directors.

 

OTHER DIRECTORS

 

17.  Communications Director:

 

The communications director manages the Association’s web site. He/she tabulates the points from the competitions. He/she is the editor of the newsletter and is responsible for publications.

 

18. Director(s)-at-large:

 

The Director-at-large fulfills any other task assigned by the Board of Directors.

 

19.  Vacant Positions:

 

If any of the aforementioned positions become vacant, either because of death, resignation or any other reason, the Board of Directors can name or elect another qualified individual to fill the position and this director will remain on duty for the duration of the year of the replaced person.

 

20.  Nomination Committee:

 

Chaired by the president of the Association, this committee is responsible for identifying and establishing, in the interest of the Association, members to serve on the Board of Directors. The Nomination Committee presents a slate of nominees to the membership at each annual general meeting for open Director positions. A maximum of two candidates are presented for each vacant position. At their next meeting following the annual general meeting, the Board of Directors assigns positions to the newly elected directors.

 

FINANCIAL ARRANGEMENTS

 

21.  Financial Year End:

 

Unless decided otherwise by the Board of Directors, the financial year-end of the Association is the 31st day of each December.

 

22.  Accounting and Books:

 

The Board of Directors will have the Association treasurer hold or control one or all accounting books in which all funds received or spent by the Association, all debts and obligations as well as any other financial transaction of the Association will be recorded.

 

This or these books will be kept with the Treasurer and a copy of the financial spreadsheet and balance sheet will be kept at the Association’s head office and will be available for the president or the Board of Directors’ examination.

 

23.  Bank notes:

 

All cheques, tickets and other bank notes of the Association will be signed by the people who will be designated by the Board of Directors to do so.

 

24. Contracts:

 

Contracts or other documents requiring the signature of the Association will first be approved by the Board of Directors and, on this approval, will be signed by the president and the secretary or by all other persons named and designated to do so by the Board of Directors.

 

25.  Financial Institution:

 

The Board of Directors will determine by resolution the financial institution(s) where the treasurer must deposit the monies of the Association.

 

AMENDMENT TO BY-LAWS

 

26.  Notice of Motion:

 

The Board of Directors can decide to change the by-laws over the year (amendment, add or remove an article) but the changes have to be ratified by the assembly at the Annual General Meeting. This notice of motion must be part of the agenda of the annual general assembly. The annual general meeting will be called in order to vote on the amendments proposed and on their adoption or rejection.

 

MEMBERS

 

27.  Individual Members:

 

Any person requesting and conforming to the admissions requirements can become an individual member. Senior members are 18 years and over as of January 1 of the year. At the Association’s Annual General Meeting, individual SENIOR members are allowed to speak and vote when necessary. Also, Junior members may name one parent to vote on their behalf at the Annual General Meeting.

 

28.  Assembly of members:

 

a) The annual general meeting will take place in the sixty (60) days following the end of the financial year of the corporation. This meeting will take place anywhere, the date and time set by the Board of Directors.

 

b) All special general meetings will take place anywhere, the date and time set by the Board of Directors and as per the circumstances required. It will be up to the president or the Board of Directors to summon the meeting. Also, the secretary will need to summon a special general meeting for members upon written request, signed by at least ten (10) individual members, and this in the fifteen (15) days following the receipt of such a written request, which should specify the goal and the objective of such a meeting.

 

If the secretary fails to summon such a meeting in the stipulated time frame, this meeting can be summoned by the individuals who signed the written request.

 

29.  Notice of summons:

 

All assembly members will be summoned, by addressed letter, at least fifteen (15) days before the meeting, at the last address known by the Association.

 

30. Quorum:

 

The sufficient quorum to hold any general or special member meetings will be 25 individual members. No business will be compromised at a meeting unless the required quorum is present at the opening of the meeting.

 

31. Votes:

 

At any general or special meetings, each SENIOR member and the nominated parent of a JUNIOR member (as per article 27) will have the right to a single vote; votes by proxy are not valid. At each assembly, votes will be taken by open vote, or, if such is the desire of a single member, by secret ballot. The questions submitted will be decided by the majority of votes of members present. In the case of equality, the president has a second vote or a preponderant vote. 

 

32.  Agenda:

 

The agenda of the annual general meeting of the Association will be as follows:

 

1) Appropriateness of the notice of the annual general meeting

2) Approval of the agenda

3) Reading and approval of the last meeting’s minutes

4) President’s report of the elapsed period since the last general meeting

5) Presentation of the balance sheet, the general statement of receiving and spending for the elapsed period

6) Report of different committees

7) Ratification of amendments proposed to the AERSO’s Bylaws.

8) Nomination Committee’s choice of the candidates in the election of Directors

9) Nomination of scrutinizer

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